Referat Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych

1. Referat Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych podlega bezpośrednio Sekretarzowi.

2. Do zadań Referatu Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych, w szczególności należy:

1) z zakresu spraw pracowniczych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy:

a) prowadzenie spraw osobowych w zakresie nawiązywania, zmiany i rozwiązywania stosunku pracy;

b) prowadzenie akt osobowych pracowników;

c) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników;

d) aktualizacja zakresów uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych stanowisk pracy w porozumieniu z Sekretarzem i kierownikami komórek organizacyjnych;

e) prowadzenie spraw dotyczących dyscypliny pracy, w tym: list obecności, kart urlopowych, ewidencji czasu pracy, elektronicznego rejestratora czasu pracy;

f) prowadzenie i bieżąca obsługa pracowniczych planów kapitałowych;

g) sporządzanie sprawozdań do GUS oraz innych instytucji według obowiązujących przepisów z zakresu zatrudnienia w Urzędzie;

h) wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych oraz świadectw pracy;

i) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych;

j) składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtwarzania akt sądowych;

k) sporządzanie oraz prowadzenie ewidencji wydanych upoważnień i pełnomocnictw;

l) prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników oraz spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników samorządowych;

m) sprawdzanie i podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych dotyczących spraw właściwych dla kadr;

n) prowadzenie szkoleń wstępnych dla nowo przyjętych pracowników oraz szkoleń okresowych pracowników, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej bhp);

o) prowadzenie rejestru szkoleń;

p) prowadzenie okresowych kontroli oraz oceny warunków pracy i analizy stanu bhp;

q) opracowywanie oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy oraz informowanie pracowników o zagrożeniach występujących na każdym z tych stanowisk;

r) prowadzenie procedur wypadkowych oraz rejestru wypadków przy pracy;

s) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania tych przyczyn i okoliczności wypadków, zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola tych wniosków;

t) prowadzenie rejestru refundacji okularów korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe;

u) opracowywanie, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy;

v) opracowywanie zasad i norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, środków czystości oraz posiłków i napojów;

2) z zakresu składania i analizowania oświadczeń majątkowych:

a) przyjmowanie i analiza formalna danych zawartych w oświadczeniu majątkowym;

b) sprawdzanie kompletności, prawidłowości sporządzenia oświadczenia majątkowego oraz żądanie wyjaśnień i uzupełnień co do złożonych oświadczeń i podanych informacji;

c) przekazywanie oświadczeń majątkowych do właściwego urzędu skarbowego;

d) przygotowanie i przekazanie oświadczeń majątkowych do publikacji w BIP;

e) przechowywanie oświadczeń majątkowych;

f) przygotowanie projektu informacji w sprawie oświadczeń majątkowych dla Rady;

3) z zakresu kancelarii ogólnej:

a) prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

b) udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej Urzędu, rodzaju, trybie i miejscu załatwiania spraw w Urzędzie;

c) przyjmowanie korespondencji oraz pism składanych bezpośrednio do kancelarii Urzędu, sprawdzanie ich kompletności oraz wydawanie potwierdzeń złożenia pisma;

d) wysyłanie korespondencji, w tym potwierdzanie wysłania pisma przez złożenie na kopii parafy i odciśnięcie datownika;

e) wydawanie interesantom druków i formularzy do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu;

f) pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwieniu spraw urzędowych;

g) rejestracja korespondencji przychodzącej w systemie EZD;

h) rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne jednostki organizacyjne lub samodzielne stanowiska;

i) przekazywanie pism osobom zainteresowanym za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji;

j) prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej;

k) potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP;

4) z zakresu spraw organizacyjno-administracyjnych:

a) koordynacja zadań związanych z dostępem do informacji publicznej, w tym przygotowanie projektów odpowiedzi w sprawie informacji publicznej udostępnianej na wniosek;

b) koordynacja zadań związanych z realizacją obowiązków wynikających z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;

c) sporządzanie projektów pism na potrzeby Wójta i Sekretarza;

d) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem na terenie Gminy wyborów (prezydenckich, parlamentarnych, europejskich, samorządowych oraz ławników do sądów powszechnych) i referendów;

e) opracowywanie przy udziale merytorycznych komórek organizacyjnych, wprowadzanie i przesyłanie do GUS-u sprawozdań z Urzędu;

f) odbieranie oraz wysyłanie gminnej poczty internetowej;

g) zaopatrywanie pracowników w materiały techniczno – biurowe, odzież ochronną i roboczą, środki czystości, podstawowe środki medyczne oraz rozliczania się z przekazanych materiałów;

h) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem i gospodarką środkami rzeczowymi przeznaczonymi do wyposażenia miejsc pracy w Urzędzie;

i) prowadzenie spraw poligrafii;

j) prowadzenie prac związanych z naprawami i konserwacją kserokopiarek;

k) obsługa interesantów w zakresie kserowania dokumentów;

l) prowadzenie ewidencji ilościowej mienia gminnego;

m) prowadzenie rejestru instytucji kultury Gminy Lesznowola;

5) z zakresu sekretariatu:

a) obsługa biurowa Wójta i Zastępców Wójta;

b) prowadzenie kalendarza spotkań Wójta i Zastępców Wójta;

c) koordynowanie przyjęć interesantów przez Wójta i Zastępców Wójta;

d) udzielanie informacji interesantom oraz kierowanie ich do pracowników merytorycznych prowadzących przedmiotowe sprawy;

e) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Wójta w siedzibie Urzędu;

f) zamawianie pieczęci i prowadzenie ich rejestru oraz zamawianie wizytówek;

g) prenumerata czasopism dla pracowników Urzędu;

h) sprawdzenie i podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych w zakresie swoich obowiązków;

6) z zakresu obsługi:

a) utrzymywanie czystości w pomieszczeniach Urzędu;

b) konserwacja i wykonywanie drobnych napraw wyposażenia Urzędu;

c) utrzymywanie porządku wokół budynku Urzędu;

d) zapewnienie obsługi transportowej dla pracowników Urzędu przy wykonywaniu obowiązków służbowych;

e) prowadzenie i rozliczanie kart drogowych;

7) z zakresu archiwum zakładowego:

a) przyjmowanie do archiwum zakładowego uporządkowanej dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych z komórek organizacyjnych oraz współpraca z nimi w tym zakresie;

b) opracowanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie ewidencji oraz przechowywanie i jej zabezpieczenie;

c) udostępnianie akt osobom upoważnionym;

d) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat.B), udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Państwowego;

e) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego;

f) dbanie o czystość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią i mechanicznym zniszczeniem;

g) sporządzanie rocznego sprawozdania (ilościowego zestawienia przejętej dokumentacji z komórek organizacyjnych, w podziale na kategorie A i B, materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej, dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę);

h) przekazywanie sprawozdania do wiadomości do Archiwum Państwowego w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym;

8) z zakresu zadań informatyki:

a) analiza potrzeb informatycznych Urzędu;

b) bieżący nadzór nad funkcjonowaniem sieci komputerowej oraz sprzętu komputerowego i łączności telefonicznej w Urzędzie;

c) realizacja obowiązków wynikających z Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w Urzędzie Gminy Lesznowola, ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia poufności, dostępności i integralności informacji;

d) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem danych osobowych (przetwarzanie danych) w systemie informatycznym zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i „Polityki bezpieczeństwa danych osobowych Urzędu Gminy Lesznowola” oraz „Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych Urzędu Gminy Lesznowola”;

e) przygotowywanie pod względem merytorycznym, postępowań o udzielenie zamówień publicznych, dotyczących zakupów inwestycyjnych związanych z komputeryzacją Urzędu;

f) bieżący nadzór nad przebiegiem zakupów związanych z komputeryzacją i łącznością telefoniczną Urzędu;

g) dobór i zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz sprzętu łączności telefonicznej i innych materiałów potrzebnych do eksploatacji tych urządzeń;

h) bieżąca współpraca z gwarantami oraz serwisantami infrastruktury komputerowej;

i) nadzór i kontrola nad procesem wdrożenia i funkcjonowania systemu informatycznego (w tym oprogramowania);

j) opracowywanie propozycji do planów finansowych w zakresie działania, występowanie z wnioskami dotyczącymi unowocześniania infrastruktury komputerowej;

k) administrowanie serwerami i zainstalowanym na nich oprogramowaniem;

l) sporządzanie kopii zapasowych baz danych;

m) prowadzenie rejestru używanych w Urzędzie programów komputerowych i ważności licencji;

n) prowadzenie ewidencji wyposażenia poszczególnych stanowisk w sprzęt teleinformatyczny i bieżące jej aktualizowanie;

o) monitorowanie konserwacji i aktualizacja istniejącego oprogramowania we współpracy z autorem oprogramowania;

p) konserwacja zasobów danych;

q) inicjowanie nowych rozwiązań teleinformatycznych;

r) utrzymywanie kontaktów z podmiotami krajowego systemu cyberbezpieczeństwa w zakresie zadań publicznych zależnych od systemów informacyjnych;

s) przyjmowanie zgłoszeń o uszkodzeniach aparatów telefonicznych;

9) z zakresu stanowiska do spraw zarządzania kryzysowego:

a) przygotowywanie i aktualizacja planów zarządzania kryzysowego;

b) przygotowywanie procedur działania w czasie wystąpienia zagrożeń i klęsk żywiołowych;

c) przygotowywanie struktur uruchamiania w sytuacjach kryzysowych;

d) przygotowywanie i utrzymywanie zasobów niezbędnych do wykonania zadań ujętych w planie zarządzania kryzysowego;

e) współpraca z operatorami infrastruktury krytycznej w zakresie oceny zagrożeń, ochrony i odtwarzania obiektów tej infrastruktury;

f) prowadzenie czynności i dokumentacji związanych z funkcjonowaniem Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;

g) organizowanie szkoleń i ćwiczeń z zakresu zarządzania kryzysowego;

h) nadzorowanie, przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń;

i) organizacja ewakuacji ludności;

j) opracowanie i aktualizacja gminnego planu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych;

k) planowanie potrzeb środków finansowych i materiałowych do zapewnienia realizacji zadań z zakresu zarządzania kryzysowego;

l) współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji dokumentacji Stałego Dyżuru;

m) obsługa Gminnego Systemu Powiadamiania SMS w odniesieniu do komunikatów z zakresu zarządzania kryzysowego;

n) prowadzenie spraw z zakresu porządku publicznego, w tym wydawanie zezwoleń na organizowanie zgromadzeń publicznych i imprez masowych na terenie Gminy oraz nadzór nad ich przebiegiem;

10) z zakresu stanowiska do spraw obronności i spraw wojskowych:

a) planowanie i realizacja zadań z zakresu pozamilitarnych przygotowań obronnych;

b) planowanie funkcjonowania Gminy w warunkach kryzysu i w czasie wojny;

c) planowanie przedsięwzięć zapewniających wykonywanie zadań w wyższych stanach gotowości obronnej;

d) planowanie i realizacja działań dla potrzeb natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych;

e) prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony kraju;

f) prowadzenie spraw związanych z wyłączeniem osób z obowiązku pełnienia służby wojskowej;

g) rejestracja przedpoborowych na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i kwalifikacji wojskowej;

h) przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej;

i) prowadzenie spraw związanych z orzekaniem poborowych i żołnierzy odbywających służbę za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny lub sprawujących bezpośrednią opiekę nad nimi;

j) współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej;

k) prowadzenie rejestrów wymaganych przez organy administracji wojskowej;

l) opracowywanie rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie wykonywania zadań obronnych;

m) opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, a także organizowanie szkolenia i prowadzenia dokumentacji szkoleniowej;

n) opracowywanie i aktualizacja ”Planu przygotowania podmiotów leczniczych Gminy Lesznowola na potrzeby obronne państwa”;

o) opracowanie „Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Lesznowola w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny” oraz projektu zarządzenia Wójta wprowadzającego wymieniony regulamin w życie;

p) opracowanie i aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru;

q) opracowywanie dokumentacji oraz realizowanie innych przedsięwzięć przygotowawczych do prowadzenia Akcji Kurierskiej;

r) organizowanie i sprawowanie opieki, przy współpracy z komórkami organizacyjnymi i gminnymi jednostkami organizacyjnymi, nad grobami i cmentarzami wojennymi;

s) realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa – gospodarza (HNS);

11) z zakresu prowadzenia kancelarii niejawnej:

a) przyjmowanie, przetwarzanie, rejestrowanie, przechowywanie i wysyłanie dokumentów i materiałów niejawnych;

b) prowadzenie w wersji papierowej urządzeń ewidencyjnych wg wzorów określonych w obowiązujących przepisach;

c) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad obiegiem materiałów niejawnych w urzędzie;

d) udostępnianie i wydawanie materiałów niejawnych osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie warunki do ich przechowywania, a w przypadku braku takich warunków umożliwienie pracy na dokumentach w pomieszczeniu kancelarii niejawnej;

e) przekazywanie i odbieranie korespondencji niejawnej/materiałów niejawnych Wójtowi, w tym przesyłek oznaczonych „do rąk własnych” (oraz osobom upoważnionym do przetwarzania informacji niejawnych, zastępującym Wójta);

f) prowadzenie bieżącej kontroli właściwego oznaczania materiałów i ich rejestracji przez wykonawców;

g) dbałość o właściwe zabezpieczenie szaf/y i pomieszczenia kancelarii niejawnej;

h) bieżące prowadzenie kontroli stanu ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych;

i) niezwłoczne zgłaszanie, wszelkich przypadków naruszenia zasad ochrony informacji niejawnych pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych;

j) prowadzenie archiwizacji dokumentów niejawnych.